時間，愈用愈有價值：以職場高效能打造平衡全人生(Extreme Productivity：Boost your results, reduce your hours)＊商業理財類＊暢銷書榜～推薦！

作者：羅伯．博任
原文作者：Robert C. Pozen
譯者：陳重亨
出版社：天下文化
出版日期：2013/07/26
語言：繁體中文

ISBN：9789863202332
規格：平裝/306頁/16k菊/14.8x21cm/普通級/單色印刷/初版
出版地：台灣
本書分類：商業理財>職場工作術>時間管理

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別為小事耗費力氣

每個組織裡，總會有員工為了無關緊要的事耗費過多時間。例如，我曾與一位會計師共事，他的職責包括為企業高級主管編製季銷售報告。儘管那些主管只需要他粗略估計一個數字，他卻投入將近一週，分析各季銷售資料，確認每個數字完全正確。結果，他的主管再也不願交辦重大新計畫給他：每季銷售報告就要費時一週，那他得花多久時間評估購併對象的財務報表？

細心通常是優點，但時間配置也應該考量計畫的重要性和訴求對象的需求。工作品質達到中上水準可能只需要一天，要提升到完美境界也許要花上一整週。如果是最高優先的目標和工作，通常值得多花點時間和心力。但對大多數優先等級較低的事項，中上水準的成果通常已是「適足」。

本章中，我要傳授你一些「別為小事耗費力氣」的重要技巧，為優先目標爭取更多時間。接著，我也會提供一些方法，減輕由個人和組織而來的壓力，讓你不必被迫為低度優先的工作耗費過多時間。

OHIO守則

有一次，我收到州稅務局寄來的欠稅通知。因為金額小，我又在忙，就隨手把信擱在辦公室的書櫃裡。一個星期後，我突然想起那封信，想要回覆。可是，我把信放到哪裡去了？我浪費了一個小時找信，而且還要重看一次，才想起那筆欠稅金當初是怎麼一回事。

這類錯誤多到數不清，我因而篤奉「OHIO」守則。這條守則與俄亥俄州（Ohio）毫無關係，它的意思是「只做一次」（Only Handle It Once）。也就是說，如果可能，低度優先事項來時應該立刻一次解決。積壓這些小事，日後不但會浪費許多時間，也會讓你更加焦躁不安。

例如，你每天都會接到一籮筐瓜分你的時間、借助你的知識的要求，不管是來自同事、家人、朋友或陌生人。接到請求時，馬上決定是忽略或回應。一般來說，有80％的請求不必處理，其中包括垃圾廣告、全國團體的日常報告，甚至自己組織發出的電子郵件，你只是幾百個收件人中的一個。另外也有些不值得你花時間的個人請求。

我以「80-20」原則做為基本準則：利得的80％來自投入的20％。例如，許多業務員的總收入有80％來自20％的客戶，但他們卻花費大部分時間應付另外那80％的客戶。除非利潤微薄的客戶可以交給助理處理或利用網站服務，否則最好「開除」這些客戶，全副心力擺在那20％的營收主力客戶。處理個人郵件也可以運用類似原則。在決定親自處理、委派他人或不予回應時，不要感情用事。

如果是你認為必須或希望回應的請求，判斷是否可以立刻回應，或者需要更多資訊才能妥善處理。如果可以立刻回應，即時去做。如果需要等幾天以蒐集資訊，列入行事曆提醒事項，在期限前處理。

等一個小時、一天或一週才處理應該回應的請求，可能要多花一、兩倍時間。重讀請求內容、重新思考連帶問題倒是還好；在這之前，你可能要花很多時間尋找，這是最糟糕的。此外，如果延一週回應，請求者可能會因此認為你不重視他們。

假設你收到一封電子郵件邀請函，請你參加一場與你工作直接相關的會議。根據OHIO守則，你可以評估時間、地點是否方便，如果決定參加，立刻接受邀請並預定班機。