弘兼憲史教你有效開會做簡報[Hong Jian Xian Shi Jiao Ni You Xiao Kai Hui Zuo Jian Bao]*商業理財類*暢銷書榜~推薦!
作者:弘兼憲史 ISBN:9789866369223
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為何要召開會議呢?
會議主要是為了解決問題、分享資訊、統一意見等目的而召開的。
在商業社會中,相信此刻在某個地方一定也正在召開會議,決定許多重要的議題。
所謂會議是指三人以上進行意見溝通。其目的是對於公司內部的利害對立或職務分擔,以及公司外部的交涉、勸說等各種問題,藉由意見交換的方式尋求解決方法。
其次是對於參加者各自堅持的意見進行統一,然後做出最後決議。參加者將各自擁有的資訊,在會議中進行交換,降低彼此工作間的代溝也是其中非常重要的目的。再者,在這樣的會議當中,也包含具有對於出席者賦予責任感,並期許其能力向上提升的要素。
會議是如何進行的?
一般的過程是由提出議題開始,經過意見發表、討論,然後做出結論。
會議有以下四個程序。在最初的程序開始之中,會議主持人開場致意,以及說明會議概要,為了使接下來可以有熱烈的意見交換,必須試著營造出會議的氣氛。
當參加者能按照所預期的熱烈進行意見交換時,接著就可以進入意見發表的階段。在此,精簡篩選出參加者們各自不同立場所提出的意見後,即可進入討論的階段。
針對被提出的意見進行檢討,同時將多數的意見歸納整理成更合適的討論議題方向。接著,引導出最後結論並決定實施方法。如此,會議即可終告結束。
在開會前應該做些什麼準備?
蒐集會議相關資料,並且事前聽取部門內的意見。
決定出席參加會議後,就必須進行意見及相關資料的準備。因此,從分發的資料中,首先必須注意到自己在會議中的角色。
包括議題或現狀的問題點,從參加會議的成員中,掌握自己被期待賦予何種程度的任務。例如,若身為部門代表出席參加會議,就必須事先做好部門內的意見蒐集。
在意見被決定之後,接下來就是要準備補強意見的資料整理。例如,若是決定商品名稱的會議,則可提出其他公司的命名實例,或是目前具流行性的商品名稱等,藉以提高說服力。另一方面,為了不讓參加會議影響到平時的工作,也必須考慮進行些許的調整。
該如何彙整意見?
針對現有狀況的問題點,準備資料以及理論依據,並試著導出解決策略。
可能會在會議中出現的意見,是由包括問題點的確認、問題點原因的探究、解決對策的檢討以及提案等步驟所構成。因此,首先必須寫出各個階段中自己的想法。將這些以結論、理論依據(理由)、資料(證明)的形式歸納整理而成就是意見。這個時候,將意見以具邏輯性方式加以彙整是非常重要的。
例如關於成本削減的問題解決策略上,提出至海外設立工廠的提案。在理由(理論依據)方面,就可以提出人事費用低廉。為了證明這點,若能夠提出包含人事費等成本削減的數值資料,這就是一項具邏輯性的提案。
ISBN:9789866369223
叢書系列:商周叢書
規格:平裝/160頁/16k菊/14.8x21cm/普通級/單色印刷/初版
出版地:台灣
本書分類:商業理財>職場工作術>演講/簡報
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資料來源:[博客來BOOKS網路書店] http://www.books.com.tw/exep/assp.php/ap/products/0010443988?utm_source=ap&utm_medium=ap-books&utm_content=recommend
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