弘兼憲史教你有效開會做簡報[Hong Jian Xian Shi Jiao Ni You Xiao Kai Hui Zuo Jian Bao]＊商業理財類＊暢銷書榜～推薦！

作者：弘兼憲史
譯者：謝育容
出版社：商周出版
出版日期：2009/08/07
語言：繁體中文

ISBN：9789866369223
叢書系列：商周叢書
規格：平裝/160頁/16k菊/14.8x21cm/普通級/單色印刷/初版
出版地：台灣
本書分類：商業理財>職場工作術>演講／簡報

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為何要召開會議呢？
會議主要是為了解決問題、分享資訊、統一意見等目的而召開的。

在商業社會中，相信此刻在某個地方一定也正在召開會議，決定許多重要的議題。

所謂會議是指三人以上進行意見溝通。其目的是對於公司內部的利害對立或職務分擔，以及公司外部的交涉、勸說等各種問題，藉由意見交換的方式尋求解決方法。

其次是對於參加者各自堅持的意見進行統一，然後做出最後決議。參加者將各自擁有的資訊，在會議中進行交換，降低彼此工作間的代溝也是其中非常重要的目的。再者，在這樣的會議當中，也包含具有對於出席者賦予責任感，並期許其能力向上提升的要素。

會議是如何進行的？
一般的過程是由提出議題開始，經過意見發表、討論，然後做出結論。

會議有以下四個程序。在最初的程序開始之中，會議主持人開場致意，以及說明會議概要，為了使接下來可以有熱烈的意見交換，必須試著營造出會議的氣氛。

當參加者能按照所預期的熱烈進行意見交換時，接著就可以進入意見發表的階段。在此，精簡篩選出參加者們各自不同立場所提出的意見後，即可進入討論的階段。

針對被提出的意見進行檢討，同時將多數的意見歸納整理成更合適的討論議題方向。接著，引導出最後結論並決定實施方法。如此，會議即可終告結束。

在開會前應該做些什麼準備？
蒐集會議相關資料，並且事前聽取部門內的意見。

決定出席參加會議後，就必須進行意見及相關資料的準備。因此，從分發的資料中，首先必須注意到自己在會議中的角色。

包括議題或現狀的問題點，從參加會議的成員中，掌握自己被期待賦予何種程度的任務。例如，若身為部門代表出席參加會議，就必須事先做好部門內的意見蒐集。

在意見被決定之後，接下來就是要準備補強意見的資料整理。例如，若是決定商品名稱的會議，則可提出其他公司的命名實例，或是目前具流行性的商品名稱等，藉以提高說服力。另一方面，為了不讓參加會議影響到平時的工作，也必須考慮進行些許的調整。

該如何彙整意見？
針對現有狀況的問題點，準備資料以及理論依據，並試著導出解決策略。

可能會在會議中出現的意見，是由包括問題點的確認、問題點原因的探究、解決對策的檢討以及提案等步驟所構成。因此，首先必須寫出各個階段中自己的想法。將這些以結論、理論依據（理由）、資料（證明）的形式歸納整理而成就是意見。這個時候，將意見以具邏輯性方式加以彙整是非常重要的。

例如關於成本削減的問題解決策略上，提出至海外設立工廠的提案。在理由（理論依據）方面，就可以提出人事費用低廉。為了證明這點，若能夠提出包含人事費等成本削減的數值資料，這就是一項具邏輯性的提案。